Arianna Software Hotel - Guida, Help

SOFTWARE GESTIONE HOTEL - GUIDA ALL'USO - Pag.1

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Pre-requisiti e avvertenze

1) Solo un computer dotato di sistema operativo Windows e di Excel, per poter fare le stampe;

2) Poiché il programma è nato per una buona organizzazione e gestione delle prenotazioni, tutte le altre funzioni aggiunte via via nel tempo (scheda conto, costi extra, statistiche, schedine Istat e PS, modello Istat C/59, ecc) sono un contorno e non il "cuore" del software booking che è appunto quello di facilitare la gestione delle prenotazioni e disporre di un  tabellone delle prenotazioni semplice, facille, con tutto sott'occhio;

3) Consigli sull'installazione, problemi noti, problemi di diritti di amministratore sul computer, sono riportati qui.

Si fa presente che:

a) Modello Istat C/59: si assume che gli occupanti della camera siano tutti della stessa provincia e nazionalità; eventuali eccezioni a questa regola si potranno modificare manualmente nel foglio di excel;

b) schedine di PS: si assume che gli occupanti di una camera arrivino tutti insieme il primo giorno di soggiorno, e che possano partire poi in giorni anche diversi;

c) Lavori iniziali: bisogna inserire i numeri, o i nomi, di tutte le camere dell'hotel; se si sbaglia ad inserire una camera, nessun problema; si può modificare o cancellare e reinserire.

PREPARAZIONE - INSERIMENTO CAMERE

Come primo approccio, da parte del gestore del gestore dell'Hotel; nelluso del Programma di Prenotazione (Booking Software), vi è l'inserimento delle camere al fine di formare la lista delle camere nel Tabellone (Planning o Tableau). Dalla pagina iniziale del programma, cliccare su inserisci camere e seguire le istruzioni. Le camere possono essere inserite sia con la classica numerazione (101-102-103 ecc...) oppure anche per nome, vedi nomi di fiori od altro (rosa-bianca-rossa ecc...) oppure anche già prevedendo il numero di ospiti che può avere (101/S - 102/D - 103/T ecc...). Le camere possono essere inserite con una singola operazione, facendo seguire ad ogni numero di camera una virgola, oppure anche una per volta. Si possono modificare le caratteristiche delle camere, oltre che poterle annullare per necessità. C'è poi il campo note, relalativo alla camera dell'Hotel.

INSERIMENTO PRENOTAZIONE - BOOKING

Qui sta il centro di tutto il programma, e da qui si controlla e si gestisce quasi tutto. La schermata Planning è stata pensata e disegnata per fare velocemente tutte le operazioni di prenotazione/conferma/disdetta ed avere una visione completa di tutto il mese. Schiacciando il pulsante del mese si passa da un mese all'altro e tutti i mesi sono in linea, nonché le annate. Formato delle date: giorno e mese separati da un trattino o dalla barra. Nelle prenotazioni si può omettere l'inserimento dell'anno, poiché sarà il programma ad inserirlo automaticamente. Si procede schiacciando il pulsante "prenotazioni" che fa aprire una maschera nella quale si sceglie la camera, la sua tipologia, il cliente, il periodo, il numero delle persone poi si salva. Immediatamente la prenotazione appare sul Planning. In questa fase, se il cliente non è ancora in elenco, col pulsantino posto a fianco della scelta cliente si apre la maschera di inserimento cliente, dove si va a definire il nuovo cliente: è sufficiente mettere solo Cognome e Nome; Gli altri campi si possono compilare in un secondo momento, quando il cliente si è accomodato in camera e si avranno a disposizione i suoi documenti da cui prendere i dati.

CONFERMA e DISDETTA PRENOTAZIONE

Una volta che il cliente ha prenotato, successivamente arriverà anche la conferma, sottoforma dell’anticipo, a quel punto schiacciando il pulsante "CONFERME" questo si illumina di giallo lampeggiando; al che facendo clik su una qualsiasi camera prenotata questa viene trasformata in "Confermata". Schiacciando ancora il pulsante "Conferme" questo smette di lampeggiare e si esce da questa modalità. Cliccando nella Zona Info Camere, quando nessun pulsante lampeggia, verranno date tutte le informazioni sul soggiorno per quella camera e per quel giorno. Allo stesso modo si procede per le disdette. Facendo doppio click su un qualsiasi giorno prenotato si apre la schermata con tutti i dati del cliente che ha prenotato la camera, da tale schermata si possono anche completare i dati sul cliente. Facendo doppio clik sul numero/nome della camera si apre la schermata Info Camere, mettendo in evidenza tutte le prenotazioni finora effettuate su tale camera. In qualunque momento è stampabile il "Planning" che verrà stampato esattamente cosi come si vede a video. E qui finisce tutta la parte di inserimento. Il resto che segue è tutta informazione, che il programma fornisce, elaborando in vario modo le poche informazioni inserite.

SPOSTARE DI DATA UNA PRENOTAZIONE

Dopo aver attivato il pulsante SPOSTARE, bisogna fare clik col tasto destro su un giorno qualunque della prenotazione da spostare, e senza tenere premuto nulla, spostare il mouse e fare clik col tasto sinistro sul primo giorno da cui deve iniziare la prenotazione. E' possibile spostare liberamente, di camera e di giorno, solo prenotazioni, confermate o meno. Non è possibile spostare i giorni che sono già passati. Riassumendo: clik destro sul soggiorno di interesse, clik sinistro sul primo giorno da cui deve iniziare. E' piu facile a farsi che a dirsi.

SPOSTARE DI CAMERA UNA PRENOTAZIONE

E' possibile, attivando il pulsante Cambio Camera, spostare un cliente da una camera all'altra, anche in stato di chek-in, ma solo per le giornate che ancora deve soggiornare.

ACCONTO - ANTICIPO - CAPARRA

Tramite il pulsante Acconto si inseriscono gli acconti pervenuti. Funzionamento: se il soggiorno è in giallo (Prenotato, solo opzionato) inserendo un acconto maggiore di zero, il soggiorno viene trasformato da Prenotato a Confermato, e cambia il suo colore: da giallo a rosso (a seconda dei colori che si sono scelti) Se un soggiorno viene Prenotato senza alcun acconto verrà inserito in Planning col colore giallo; Inserendo un acconto, dalla videata Planning, in un secondo tempo, il soggiorno passa in automatico in stato di conferma. Mentre nulla succede se per il soggiorno si effettua un chek-in immediato. Non è consentito cambiare un acconto su un soggiorno già concluso.