Software Gestione Prenotazioni Hotel - GUIDA ALL'USO - Pag.2

IMPOSTAZIONI - PANNELLO DI CONTROLLO

Risoluzione automatica e dimensione caratteri

Arianna di default usa una risoluzione di 800x600, tuttavia per adeguasi ai moderni monitor sempre piu grandi è possibile scegliere se il programma si deve o no adeguare alla grandezza del monitor. E'anche possibile, se si vuole, aumentare la grandezza dei caratteri di 2 o 4 punti.

Scelta colori Planning

Serve a scegliere il colore delle giornate prenotate; è stata prevista la possibilità di scegliere 2 colori per differenziare visivamente la prenotazione per diverso cliente. In un mese, dove una camera ha tutti i giorni prenotati, si avrà la possibilità, con l’alternanza del colore per cliente, di avere, visivamente, un esatto quadro della situazione nel Planning. Comunque nulla vieta di usare sempre lo stesso colore. Dalla stessa maschera si stabiliscono, come sopra, oltre i colori per le giornate prenotate, i colori per le confermate, per i clienti presenti e per i clienti che hanno lasciato. Inoltre si sceglie il colore della barra separatrice che indica in giorno corrente del mese. Le scelte dei colori valgono sia per il video che per la stampa del Planning.

Inserimento Acconto in fase di conferma

Se attivato, nel momento in cui si conferma un soggiorno, apparirà una finestra in cui si richiedere si inserire l’acconto.

Numero giorni prenotabili in 1 volta

Serve a stabilire un massimo di giorni prenotabili con un solo inserimento; se si vuole inserire una prenotazione dal 25.3.2012 al 31.3.2012, e per un errore di digitazione si scrive 31.3.2013, senza questo controllo il programma inserirebbe una prenotazione di 361 giorni, che sarebbe palesemente un errore, per cui si stabilisce in fase di impostazione del programma un congruo numero di giorni prenotabili come unico inserimento. Si può sempre cambiare in ogni momento.

Scelta Valori di Default in prenotazione

Serve a fare in modo che quando si apre la maschera per un inserimento di prenotazione, questa contenga gia compilati alcuni campi: il numero di adulti e di bambini.

Visualizza stampa clienti che hanno disdetto

Quando un cliente disdice, il colore della camera viene impostato a bianco (libero) ma il suo nome compare ancora fino a quando la camera non viene prenotata dal qualcun altro: è possibile stabilire che il nome non compaia indipendentemente dal fatto se la camera è stata ri-prenotata.

Giorni Validità Prenotazione

Si definisce per quanti giorni deve essere valida una prenotazione a partire dal giorno in cui viene inserita. E’ possibile stabilire la validità della scadenza al momento della prenotazione.

Lampeggio Prenotazione giorno Prima della scadenza

Attivando questa opzione si decide se il giorno prima della scadenza di una prenotazione si vuole che il Planning la faccia lampeggiare i giorni prenotati per richiamare l’attenzione del front office.

Cancellazione Automatica prenotazioni scadute

Attivando questa opzione il programma mette automaticamente in stato "disdetto" le prenotazioni scadute, previa richiesta di conferma.

Ordinamento delle Camere nel Tabellone Prima per Tipo poi per Nome

Questa opzione pemette di avere le camere ordinate in due modi diversi sul Tabellone: o solo per nome senza considerare il Tipo, oppure prima ordinate per Tipo e poi all'interno del ordinate anche per nome.

Attiva Controllo Formale della Carta di Credito

Attivando questa opzione il programma il programma effettua un controllo sulla correttezza formale del numero di Carta di Credito..

Modello C/59:

Qui ci sono 3 opzion per la produzione del Modello C/59: una per impostare ogni anno la numerazioni dei moduli da 1; un’altra opzione per impostare un indirizzo email nel caso si volesse inviare in questo il modulo e una terza per scegliere se comprimere o meno il modulo prima di spedirlo; utile per chi ha una connessione ad internet lenta. La funzionalità ha una sua comodità e va usata conoscendo bene cosa fa. Infatti il programma assume che gli ospiti di una camera in genere siano marito e moglie e che siano residenti nella stessa nazione e nella stessa provincia! Da questo ne discende che non va bene in tutti gli altri casi. Ovvio che darebbe risultati errati con un altro tipo di clientela.

Password

Serve a definire una password di accesso; all’inizio è bianca, vuota. Se non si imposta una password Arianna al suo avvio non presenta alcuna schermata dove inserire la password

Imposta Percorso database

Serve a scegliere il computer/cartella e il file che contiene il database. Da usare nel caso di installazioni in una piccola rete di computers. Oppure per collegare un diverso file di database, per esmepio un backup, oppure un database annuale.

Salvataggio Giornaliero Automatico

Se attivato ogni giorno al primo avvio viene effettuato un salvataggio automatico del database, Dati.mdb, in "...\Arianna\bck\Copia Dati.mdb" inoltre in questa cartella viene messa una copia del database ogni ora, solo se nell’ultima ora ci sono stati cambiamenti. In questo modo in caso di problemi si può risalire fino ad 1 ora prima.

Prezzi del soggiorno e degli extra

Da questo pannello si imposta il prezzo giornaliero del soggiorno (sia adulti che bambini) che viene proposto ogni volta che si inserisce una nuova prenotazione. C'è anche una tabella dove definire e i nomi e i prezzi degli extra piu frequenti, in maniera tale che, quanso si inseriscono gli extra di un soggiorno, si fa una scelta da un elenco di voci, invece si scrivere tutto ogni volta. Inoltre si può scegliere di stampare la Scheda Conto con o senza intestazione dell'Hotel; in questo modo si da la possibilità di usare la propria carta intestata per le fatture e ricevute.

PRESENZE ARRIVI PARTENZE

Molto importante in un Software di Gestione Alberghi: abbiamo un primo pulsante "Arrivi e Partenze", attraverso il quale si apre una maschera dove scegliendo un giorno del mese, il programma fa vedere a video, e volendo stampa, l’elenco dei clienti che sono attesi per quel giorno, con indicato la camera assegnata e il numero delle persone previste. Questa stampa è utile per preparare e controllare in anticipo le camere che andranno ad essere occupate. Allo stesso modo fornisce anche l’elenco delle persone in partenza in un determinato giorno: molto utile per preparare in anticipo il conto. Fornisce anche l’elenco delle persone presenti in un determinato giorno, molto utile per soddisfare velocemente eventuali richieste delle Autorità di Polizia.

INFO CAMERE

In questa maschera, scegliendo semplicemente un anno, viene dato l’elenco di tutte le camere con a fianco di ognuna indicato quante giornate quella camera è stata prenotata, confermata o disdetta, il numero delle persone, il primo e ultimo giorno di prenotazione dell’anno. Scegliendo poi solo una camera, viene dato l’elenco dei clienti che sono stati ospitati in quella camera.

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