Arianna Gestione Hotel - Guida, Help

ARIANNA GESTIONE HOTEL - Guida Pag.3

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Info Clienti

E' la guida alle info sul cliente! Aprendo questa schermata abbiamo sulla sinistra l'elenco dei clienti (Questo elenco può essere ordinato in vari modi azionando i pulsanti in basso a sinistra). Selezionando un cliente vengono richiamati tutti i dati inerenti, e quindi si possono aggiornare e modificare. Inoltre nella griglia subito sotto vengono riportati tutti i periodi in cui lo stesso cliente ha soggiornato presso l'Albergo. Da qui, se il cliente ha un indirizzo e-mail, è anche possibile cliccando l'apposito pulsante, inviargli velocemente una e-mail. Non solo a lui, ma volendo, a tutti i clienti possessori di una casella di posta elettronica; infatti tutti gli indirizzi sono automaticamente copiati negli appunti di windows; basta solamente decidere dove incollarli: nella casella "copia per conoscenza" oppure "copia per conoscenza nascosta". In questa maschera si hanno due tipi di stampa: si può stampare un elenco di clienti secondo l'ordinamento scelto, oppure solo un cliente con tutti i sui dati, cosi come appare a video. Ai piedi della lista clienti vi è un pulsante, che azionandolo fa vedere nella lista lo storico di tutti i clienti oppure solo quelli presenti o in arrivo. GRAFICI Abbiamo, subito in alto a sinistra, l'elenco di tutte le annate presenti nel database; scegliendo un'annata il grafico fa vedere tutte le presenze di quell'anno suddivise per mese; azionando la casella di spunta posta subito sotto, il grafico viene ridisegnato impostando il massimo della scala alla ricettività massima mensile dell'hotel, che è ottenuta moltiplicando il numero delle camere per 31. Selezionando "Tutti" invece che una singola annata, il grafico funziona allo stesso modo, ma anziché far vedere tutti i mesi di un anno, fa vedere tutti gli annate che sono memorizzate nel database. Qui finisce la parte informativa.

COSTI EXTRA

da qui, volendo, si possono inserire le consumazioni extra. Basta scegliere il giorno, la camera e scrivere un importo. E salvare ovviamente. Il programma, dopo aver scelto il giorno, permette di scegliere una camera a cui assegnare il costo solo tra quelle che quel giorno risultino occupate; Quindi viene evitato che, per errore, si possa addebitare un extra ad un cliente che è andato via o che ancora deve arrivare. Da qui è possibile anche stampare il Conto di cui parleremo più avanti. Accessibile dal planning.

CHEK-IN CHEK-OUT

Il programma appena aperto mostra un pulsante "CHEK_IN" che può essere seguito da un numero, che indica i chek-in da fare in quel momento. Il programma propone un elenco dei clienti che, stando ai dati disponibili dovrebbero essere presenti in hotel. Facendo clik sulla riga avviene il Chek-in per quel soggiorno e subito viene visualizzato in verde sul planning. Se si fa un errore basta usare il pulsante "Annulla Chek-In". Accessibile dal planning. Il Chek-out è invece automatico: se non viene prolungato il soggiorno, automaticamente Arianna pone il cliente in Chek-out.

RICEVUTA - FATTURA - SCHEDA CONTO

Da Arrivi e Partenze, da InfoCamere e Extra è disponibile un pulsante con la dicitura Schede PS e Conto. Una volta pigiato il tasto  ed entrati nella Schermata Scheda Conto si hanno ben tre possibilità:la  Scheda Conto, è una distinta di tutti i costi del soggiorno informale e completa di tutte le singole voci, la Ricevuta Fiscale e la Fattura. Se il programma trova dati mancanti per compilare la Ricevuta o Fattura si ferma e invita a inserirli. Prima di procedere con la generazione di Fatture e Ricevute è necessario impostare alcuni dati relativi alla struttura nel Pannello Impostazioni alla scheda Fatture.

PRENOTAZIONE - OCCUPAZIONE INTELLIGENTE E AUTOMATICA DELLE CAMERE

GUIDA SULLA SCELTA CAMERE - Con questa funzionalità il programma ricerca in automatico sul planning la camera migliore del tipo indicato e per il periodo indicato; usando questa funzionalità costantemente si ha sempre una occupazione razionale delle camere. Detto il altre parole il programma va a cercare sul planning dapprima il "buco" esatto, e se non lo trova va a scegliere quella soluzione dove lascia, sia a destra che a sinistra dei "buchi" piu piccoli possibile. Usarla non è complicato; bisogna semplicemente NON scegliere la camera in fase di inserimento di nuova prenotazione. Basta mettere la tipologia di camera, data di inizio soggiorno, data fine soggiorno e nome del cliente, lasciando vuoto il numero camera. Il programma, trovandola vuota, capirà che deve sceglierla lui, e infatti, scelta la camera in modo ottimale, la si vedrà lampeggiare sul Planning in rosso. Non resta che confermare ed è fatta. Se il programma non trova disponibilità con la tipologia indicata, fa un controllo per vedere se c'è disponibilità per alte tipologia, e se la trova lo propone.

ANNULLA ULTIMA OPERAZIONE

Nel Planning è presente un ultimo pulsante colorato di verde, con la scritta "Annulla ultima Operazione". Come chiaramente dice il suo nome, se usato, annulla l'ultima operazione effettuata sul Planning, e precisamente annulla: prenotazioni, conferme, acconti, disdette, spostamenti di camera e di periodo. Ovviamente compare prima un avviso, e solo se si risponde affermativamente inizierà l'operazione di annullamento.

PULSANTI PICCOLI PRESENTI SUL PLANNING

Sul Planning sono predenti 4 piccoli pulsanti quadrati: Pulsante Z: sta per zoom; se attivato raddoppia la larghezza delle caselle del Planning per poter meglio leggere in nomi dei Clienti. Funziona a interruttore: pigiato la 2 volta si torna alla condizione di prima. Pulsante N: sta per Numeri; se attivato fa vedere il numero di persone presente in ogni camera, al posto dei nomi. Funziona a interruttore: pigiato la 2 volte si torna alla condizione di prima. Pulsante T: vedi sotto.

TOUR OPERATOR

E' possibile definire i nomi di alcuni Tour operator e associargli un colore e poi in fase di preotazione associare un Tour operator ad ogni singola prenotazione. Il risultato di questo, e il vantaggio, è che tramite il pulsantino "T" sul planning si passa ad avere il planning con il colori dei ari Tour Operator, avendo cosi immediatamente un colpo d'occhio di quali TO stanno occupando piu camere. Oltre a questo nella sezione Informazioni della schermata principale tramite i pulsante Info T.OP. (Info Tour Operator) si accede ad una schermate dove si hanno tutti numeri di clienti arrivati tramite i vari T.O. ordinati per anno e per mese. Il tutto ovviamente esportabile, ulteriormente elaborabile e stampabile in excel.